| Usted no caminaría por un lugar desconocido con los ojos cerrados y las manos atadas. El riesgo de una lesión lo obligaría a ir muy lento y con miedo. Cuando una empresa se mueve sin los controles básicos lo hace por intuición, como un ciego, y esto puede ser muy riesgoso. |
 Unas de las herramientas que nos ayudan a manejar la empresa son los controles administrativos, que como su nombre lo dicen, nos ayudan a registrar y utilizar la información para mantener las actividades dentro de un ambiente gobernable.
Todas las actividades diarias van generando información que en muchos casos vale la pena ser registrada de manera ordenada, en lo que se llama llevar un control. |
¿Cómo se genera la información?
Revisemos las actividades desde un día lunes a la hora de abrir el taller. El personal se comienza a presentar y lo van haciendo a diferentes momentos, algunos antes de la hora de apertura, otros después y el resto tal vez no se presente. Un control de puntualidad y asistencia llevará el registro de hora de entrada lo cual nos permitirá saber si los retrasos del personal son pocos y ocasionales, o muchos y frecuentes.
Avanza el día, comienzan a llegar los clientes al taller y van solicitando diferentes trabajos. Algunos se presentarán a recoger sus vehículos y otros probablemente regresarán a hacer reclamaciones. Nuevamente se va generando información que puede resultar importante, como lo es el saber cuales son los servicios más requeridos, cuanto tiempo invertimos en reparar los vehículos y cual es nuestro porcentaje de las reclamaciones contra los trabajos realizados.
Durante el día, al momento de hacer las reparaciones se van requiriendo refacciones y materiales, los cuales hay que comprar o pedir del almacén. Aquí también se genera información, de precios y movimiento de inventarios. Al decidir entre comprarle a un proveedor también produce datos en cuanto a precios, condiciones de pagos, garantías y tiempos de respuesta.
Conforme avanza la semana se van haciendo otros pagos de servicios, como luz, teléfono, agua y éstos van variando de acuerdo al consumo. Nuevamente se genera información que nos indica cómo se van utilizando los recursos. Y, por supuesto, llega el día de pagos a empleados y, de nuevo, más registros.
La información de todos los días se va juntando semanal, mensual y anualmente y nos puede arrojar estadísticas que nos indican si la empresa está creciendo, se ha mantenido o va en retroceso.
¿Toda la información es útil?
Podríamos decir que sí. Pero para efectos prácticos, a una empresa le conviene manejar el mínimo posible, porque un exceso puede provocar confusión. Aunque la tendencia general en los servicios automotrices es la de no contar con ella, algunas personas son fanáticas de controlar todo. Ambos extremos son malos.
Tanto el exceso como la falta de información generan descontrol. Para evitar caer en ésto apliquemos unos sencillos consejos.
No controle por controlar. Toda la información que usted recabe debe tener una finalidad. No toda tiene una utilidad práctica, y si solicitamos o registramos un dato de más perdemos tiempo y podemos provocar conflictos.
El control debe ser más barato que lo que va a controlar. Algunos talleres han adquirido paquetes de software para controlar en su computadora sus inventarios. Probablemente lo hicieron porque quien se los vendió utilizó sus técnicas de ventas y los convenció. Pero he conocido talleres que mueven tan pocas mercancías que eso lo podrían hacer perfectamente con un sistema más sencillo y barato, y no perder el tiempo descargando datos en la computadora y utilizando un programa muy sobrado para lo que necesitan.
Los controles deben ser lógicos. Recuerdo el caso de un taller que almacenaba sus órdenes de servicio por el tipo de reparación. Cuando necesitaba ver el historial de un vehículo, tenía que buscar en cinco o seis diferentes paquetes. En un principio, este negocio lo comenzó a hacer para llevar una estadística de cuantas refacciones compraba para hacer sus compras al mayoreo. Si bien la intención fue buena, el procedimiento era malo, porque el criterio no permitía el flujo adecuado de la información.
Recuerde: Los controles no generan riqueza. Un control por sí mismo no genera riqueza. Ayuda a tomar decisiones, pero nada más. Algunas personas pierden esto de vista e imponen controles innecesarios, como pueden ser los registros de tareas que exigen algunos jefes, donde solicitan que hora con hora y día con día se lleve un registro de lo que se ha hecho, perdiendo un tiempo excesivo en llenar formatos y controles.
Más información en Alianza Automotriz 332 noviembre de 2006
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