Por: Alberto Quiróga
La información técnica de los autos escaseaba, los manuales, si los había, eran fotocopiados y muchas veces las reparaciones se hacían a ciegas. De la misma forma, la información propia del taller no era valorada y se perdía por la falta de controles. Con este panorama, los talleres en muchas ocasiones funcionaban basados en la intuición y dependían de hechos ambiguos.
Actualmente, se ha extendido el uso de equipos electrónicos para el manejo de datos. Las computadoras personales, tabletas e incluso teléfonos celulares conectados a la nube permiten que grandes cantidades de información puedan ser manejados de manera muy rápida y accesible.
Los manuales técnicos que antes eran fotocopiados ahora vienen digitalizados y con herramientas de búsqueda incluidos, lo que permite localizar datos de terminales, valores o cartas de diagnóstico en pocos segundos.
De igual forma, los programas de administración diseñados para talleres permiten que se puedan llevar registros de los clientes, los vehículos y las reparaciones, sin olvidar los controles de desempeño y de flujo de efectivo.
En resumen, pareciera que ahora el problema no es la falta de información sino lo que se está haciendo con ella. Es importante señalar que los datos técnicos por sí mismos sirven de muy poco si no se sabe interpretarlos, lo mismo sucede con los registros administrativos, no sirven si no se realiza un análisis de lo que significan los datos.
Hace un tiempo visité un taller. Su dueño, orgullosamente, me presumía que tenía un control para saber cuántas reparaciones hacía cada mes y de qué tipo, así como el dinero que entraba y salía del negocio. Pero conversando con él y adentrándonos en el tema, noté que se quedaba exclusivamente en analizar cuánto ganaba en un mes, con respecto al anterior, sin generar estrategias para aprovechar lo positivo o contener lo negativo.
Por ejemplo, es importante saber que en “X” mes tuvimos un 25% de incremento en los ingresos con respecto al mes anterior, pero tal vez más importante es analizar la razón de ese crecimiento. No es lo mismo un ingreso ocasional que uno que puede ser permanente. Si interpreto erróneamente un alza en las ventas, puedo hacer planes pensando que el negocio va a subir cuando en realidad podría tratarse de una situación atípica que difícilmente se va a repetir. Diferentes escenarios requieren de diferentes acciones.
Los controles se deben utilizar no solamente para recabar datos, sino para tomar decisiones con base en el análisis de esos datos. Interpretarlos adecuadamente se convierte en todo un arte y no es difícil si nos enfocamos en aprender a analizarlos y nos apoyamos en la experiencia.
Tomemos el caso de los controles de clientes. Se puede dar el caso que una empresa pierda el 10% de sus clientes, pero al mismo tiempo incremente 20% sus ingresos. Esto puede parecer absurdo, pero no lo es, porque muchas veces existen clientes que consumen recursos, pero representan poca ganancia.
Deshacerse de esos clientes, por paradójico que parezca, ayuda a incrementar las ganancias porque así el taller se puede dedicar a actividades con mayor margen de utilidad. Pero si simplemente nos enfocamos en que se están perdiendo clientes y se hacen esfuerzos por conservarlos, caeremos en el error de mantener clientes que no vale la pena mantener.
Para que un control administrativo se aproveche en su totalidad, no debemos quedarnos en la simpleza de recabar datos y generar reportes.
Debemos llegar al análisis para tomar medidas que ayuden en el desempeño de la empresa. Estos estudios deben ser globales e históricos, porque si se quedan en lo superficial se pueden tomar decisiones erróneas.
Afortunadamente, gracias a los sistemas de control actuales es más sencillo controlar todas esas variables (ingresos, ventas, egresos, reparaciones, compras de refacciones, garantías, reprocesos, etc.) para generar cuadros resumen y basar en ellos nuestras decisiones.
De esta forma, la información bien estructurada nos permite tomar decisiones acertadas, favoreciendo así el crecimiento de nuestros negocios.