Estar dentro del mismo taller, no significa que estamos trabajando en equipo.
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Leyendo a Peter Drucker, uno de los más grandes consultores empresariales que ha existido, tuve la oportunidad de aprenderle una práctica y reflexionarla para el manejo de los talleres.
Drucker insiste y motiva en que todas las reuniones sean productivas y aclara que incluso una plática de trabajo entre dos personas ya es una reunión.
Los talleres casi no realizan juntas de trabajo o planeación. Por lo general, se cae en la idea de que eso funciona solamente para las grandes empresas y que las juntas se llevan a cabo alrededor de amplias mesas, con carpetas y tazas de café, proyectando gráficas y más gráficas.
Sin embargo, cualquier compañía puede y debe realizar reuniones periódicas para poder comunicarse entre sí acerca de todo lo relacionado con la marcha de la organización.
Yo he sugerido, por ejemplo, que al abrir el taller nos demos unos 10 o 15 minutos para planear el trabajo del día. Muchos abren y comienzan a reparar autos a toda velocidad, solamente para llevarse la sorpresa de que tal vez le invirtieron tiempo a lo que no urgía y descuidaron lo que sí.
Una breve junta en la que se expliquen las tareas del día, los detalles importantes y se transmitan decisiones, puede ser la mejor inversión de tiempo, pues evita malas interpretaciones.
Para tener reuniones productivas, es muy importante el proceso de comunicación. Napoleón decía que si una orden podía ser malinterpretada, así sería e insistía a sus generales que fueran lo más claros posibles. Recuerdo el caso de un taller, cuyo dueño, a eso de las nueve de la mañana, se asomó por la ventana y gritó a su gente: “Hoy vienen por el carro gris, háganle la afinación y lo preparan para entregar”, y se volvió a meter a la oficina, inmerso en el trabajo de facturar y llenar notas.
Por la tarde, cuando se presentó el dueño del auto gris, no estaba reparado. El cliente se molestó y los gritos del dueño no se hicieron esperar. Pero todos tenían una excusa para no haberse ocupado en ese auto en especial. Uno de ellos, se justificó diciendo que había terminado de armar un motor que también urgía. Otro más, había invertido buena parte del día buscando unas partes de transmisión; y el otro, entre llevar a verificar dos autos, por ser fin de mes, se la había ido el tiempo como agua. Cada uno de ellos pensó que la orden era para el otro, pues todos tenían labor atrasada.
Si en este hubiese habido comunicación, se hubieran tomado decisiones como retrasar otro trabajo para atender el auto gris o definitivamente negociar con el cliente que diera un día más. Pero como falló la recepción del mensaje, el día no fue productivo, por lo menos a los ojos del cliente molesto.
Cada que platiquemos con nuestra gente, pensemos si lo que decimos ayuda a la productividad o, por el contrario, la estorba.
A veces, sin darse cuenta, los mismos dueños de los talleres hacen improductivas sus charlas por fomentar el chismorreo o las burlas, o por difundir información falsa o mal intencionada, que los acaba dañando, pues todo lo que afecta al taller acaba por perturbar a los que viven de él.
Si las órdenes que se dan comúnmente crean confusión, probablemente se están haciendo de la forma equivocada, es decir, lo hacemos de manera que causan confusión.
Por ejemplo, pedirle a una persona que deje el auto “bien” para entregar, puede ser interpretado que se deje el motor en buen funcionamiento o que además de esto se le lave la carrocería y se le aspire. “Bien” puede interpretarse de diferentes formas.
Para mejorar la comunicación se pueden utilizar además de la comunicación verbal (de palabra), el uso de órdenes de servicio, pizarrones, carteles, etc. Y siempre es importante verificar, que el mensaje que se ha dado haya sido recibido de la forma en la que nosotros deseamos. Una práctica muy buena es pedirle a la persona a la que le hemos dado una indicación, que nos explique en sus propias palabras qué es lo que va a hacer y cómo lo hará.
Algunos talleres trabajan de 10 o 12 horas diarias, abrumados por una interminable carga de trabajo, pero no ven dinero ni ganancias. Recordemos, no se trata de hacer muchas cosas, sino de hacerlas bien una sola vez y de manera productiva, para evitar desperdicios, desgastes emocionales y reclamaciones.
Es por eso que una inversión de tiempo para planear y comunicar adecuadamente, siempre tendrá buenos resultados en el taller.