Como bien sabemos el mundo, el mercado, y las necesidades cambian. Es por ello que como empresas debemos estar preparados para éstos y otros cambios que sin duda alguna son pensados en la innovación. Actualmente la factura electrónica es el tema de mayor interés en el mercado mexicano.
Usted como empresario conoce el concepto de factura electrónica: Documento electrónico que cumple con todos los requisitos legales y exigibles a las facturas tradicionales. Entonces, ¿Qué beneficios le ofrece la factura electrónica en mi empresa?, ¿Por qué es importante implementarla en mi empresa? Entre los beneficios podemos mencionar:
· Ahorro en costos: Una Factura en papel tiene involucrados gastos de papel, impresión, ensobretado y distribución. Por otro lado, en una Factura Electrónica, los costos de papel para impresión, los costos de distribución pueden ser mucho menores, así como eliminar el costo de almacenamiento.
· Ahorros en tiempo: Un documento que se entrega de manera electrónica, puede estar en manos del receptor en sólo unos segundos después de que fue emitido, no en días ni semanas. La factura electrónica ayuda a agilizar también procesos internos como embarque, facturación, cobranza, etc.
· Seguridad: El uso de la Firma Electrónica hace que este nuevo sistema sea mucho más seguro que cualquier otro sistema de manejo de documentos en papel. Gracias a esto sería muy difícil tratar de alterar una factura.
Los resultados que se generan de la factura electrónica a través de un ERP (Enterprise resource planning) son de gran valor gracias a las ventajas que como empresa pueden obtener debido a que la herramienta cuente con un módulo integrado de factura electrónica, es decir que no se lleve a cabo a través de un tercero sino que sea un módulo propio del sistema.
Las grandes ventajas que se pueden obtener operando en un ERP con factura electrónica integrada son:
1. Se cumple con las obligaciones fiscales, y se ofrece a los clientes la posibilidad de entregarles Comprobantes Fiscales Digitales.
2. Agiliza la emisión de Comprobantes fiscales, ya que la información se encuentra en una misma plataforma tecnológica y no se tienen que hacer comunicaciones entre sistemas.
3. Se elimina el riesgo de que la información quede desactualizada por algún motivo entre sistema administrativo, y sistema para comprobantes fiscales.
4. Se ofrece un mayor control de la información, pues la totalidad de los Comprobantes Fiscales Digitales quedan bajo un sistema administrativo, el cual permite consultar y explotar la información de diversas maneras.
5. La Contabilidad se lleva en línea y al momento, esto es una exigencia del SAT.
6. La Factura electrónica se puede integrar transparentemente a los procesos de negocio de la empresa, por ejemplo, el mandar llamar un pedido desde la Factura electrónica, y de esa forma controlar el BACKORDER.
7. Al integrarse con el módulo de Cuentas por cobrar, se agiliza notablemente la cobranza, ya que el registro de cartera se realiza al momento.
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